Rodo

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
 

Działając na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej „RODO”, informujemy o sposobie i celu, w jakim przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z ochroną danych osobowych.

INFORMACJA O ADMINISTRATORZE DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

SILVA LS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

ul. Waryńskiego 1
78-400 Szczecinek
KRS 0000243017
NIP 6731796092
REGON 320108793

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO są pozyskiwane przez Administratora, zarówno gdy zostaną przekazane na podstawie dobrowolnie wyrażonej w tym zakresie zgody przez osobę, której dane dotyczą, jak również wtedy, gdy wymóg podania danych jest obowiązkiem prawnym. Administrator przetwarza dane w formie elektronicznej i/lub w formie papierowej w zależności od celu przetwarzania, środków technicznych i organizacyjnych oraz przepisów prawa określających daną formę przetwarzania.

Administrator, w zależności od sytuacji i potrzeb pozyskuje dane osobowe:

  • z ogólnodostępnych źródeł i rejestrów,
  • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą,
  • od osób trzecich, a także innych podmiotów w ramach prowadzonej współpracy.

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W zależności od celu, dla którego Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane, dane mogą być dalej przetwarzane przez Administratora do następujących celów:

  • ealizacji współpracy na podstawie zawartych umów, zamówień lub uzgodnień (dalej „Współpraca”);
  • wykonywania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych w szczególności wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedażowych, zakupowych, przewozowych i transportowych, a także innych dokumentów księgowych;
  • weryfikacji wiarygodności płatniczej;
  • obrony i dochodzenia roszczeń;
  • tworzenia zestawień, analiz i statystyk;
  • rozpatrzenia złożonego wniosku, zapytania, skargi, reklamacji lub innej indywidualnej sprawy oraz udzielenia w tym zakresie odpowiedzi;
  • archiwizacji korespondencji i innej dokumentacji;
  • marketingowych;
  • rekrutacji i zatrudnienia;
  • kontroli ruchu osobowego na terenie zakładu oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia.

ZAKRES I KATEGORIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W celu realizacji Współpracy, Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie obejmującym: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane teleadresowe, dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej oraz dane finansowo-księgowe, które zostały zakwalifikowane do kategorii danych osobowych zwykłych.

W procesie rekrutacji Administrator przetwarza dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie w zakresie obejmującym: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane teleadresowe, dane dotyczące wykształcenia i kwalifikacji zawodowych oraz dane dotyczące przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, które zostały określone w art. 221 Kodeksu pracy. Dane przetwarzane w procesie rekrutacji stanowią kategorię danych osobowych zwykłych.

W procesie kontroli ruchu osobowego na terenie Administratora, Administrator przetwarza dane osobowe:

  • osób wchodzących na teren zakładu w zakresie obejmującym: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, nazwę firmy), datę i czas przebywania na terenie zakładu;
  • osób wjeżdżających na teren zakładu w zakresie obejmującym: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, nazwę firmy, numery tablic rejestracyjnych pojazdu), datę i czas przebywania na terenie zakładu.

Dane przetwarzane w procesie kontroli ruchu osobowego stanowią kategorię danych osobowych zwykłych.

Podczas przebywania na terenie zakładu lub bezpośrednio w jego otoczeniu Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku mogą zostać zarejestrowane przez system monitoringu wizyjnego i będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w formie elektronicznej w postaci nagrań obrazu z kamer monitoringu.

W pozostałych przypadkach Administrator odrębnie informuje osoby, których dane dotyczą o odmiennym charakterze przetwarzania danych osobowych lub innych kategoriach przetwarzanych danych osobowych.

PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie przepisów prawa uprawniających Administratora do przetwarzania danych osobowych lub na podstawie Pani/Pana dobrowolnie wyrażonej zgody.

  • Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu realizacji Współpracy jest wykonanie umowy lub podjęcie działań niezbędnych do wykonania umowy przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu wystawiania i przechowywania dokumentów zakupowych, sprzedażowych, przewozowych i transportowych oraz innych dokumentów księgowych, a także w innych celach, w jakich Administrator jest zobowiązany przetwarzać dane osobowe na podstawie przepisu prawa, jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celach marketingowych oraz do celów związanych z udzieleniem odpowiedzi na przesłane zapytania jest Pani/Pana dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celu rozpatrzenia reklamacji jest wypełnienie obowiązku prawnego w postaci realizacji odpowiedzialności z tytułu rękojmi lub gwarancji udzielonej w związku z wykonaniem umowy sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Pani/Pana dane osobowe mogą być także przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), a interesami tymi są: obrona i dochodzenie roszczeń, tworzenie zestawień, analiz i statystyk dotyczących satysfakcji z jakości świadczonych usług i oferowanych produktów oraz weryfikacja wiarygodności płatniczej kontrahentów.
  • Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w procesie rekrutacji jest Pani/Pana dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w procesie zatrudnienia jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, której jest Pani/Pan stroną lub w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • W przypadku wejścia/wjazdu na teren Administratora, Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu kontroli ruchu osobowego oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w związku z kontrolą ruchu osobowego na terenie zakładu jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • W trakcie przebywania na terenie Administratora lub bezpośrednio w jego otoczeniu Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku mogą zostać zarejestrowane w formie elektronicznej tj. nagrań obrazu z kamer monitoringu wizyjnego w celu zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony mienia. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych pozyskanych w drodze prowadzonego monitoringu wizyjnego w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa i ochroną mienia jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • W przypadku zarejestrowania Pani/Pana danych osobowych w postaci wizerunku przez system kontroli miejsca magazynowania lub składowania odpadów, Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać powierzone do przetwarzania podmiotom przetwarzającym, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych spełniających wymogi RODO, zapewniających ochronę praw osób, których dane dotyczą i przetwarzają dane wyłącznie na polecenie Administratora. Ze względu na różnorodność celu, miejsca i charakteru przetwarzania danych osobowych, Pani/Pana dane osobowe mogą zostać powierzone do przetwarzania podmiotowi przetwarzającemu, który został zakwalifikowany do jednej z poniższych kategorii odbiorców danych świadczących:

  • usługi informatyczne;
  • usługi księgowe i doradztwa finansowego;
  • usługi transportowe, spedycyjne i kurierskie;
  • usługi rekrutacji i doradztwa personalnego;
  • usługi ochrony osób i mienia;
  • obsługę inwestycji;
  • obsługę zakupu towarów i usług;
  • obsługę prawną;
  • inne usługi wyżej niewymienione;

wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji danej usługi.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia Współpracy, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń związanych z prowadzoną Współpracą lub do czasu wygaśnięcia obowiązku archiwizacji danych wynikającego z przepisów prawa.

Pani/Pana dane osobowe pozyskane na podstawie wyrażonej w tym zakresie zgody, będą przetwarzane do momentu ustania celu przetwarzania lub do momentu cofnięcia zgody.

Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku zarejestrowanego przez system monitoringu wizyjnego, będą przetwarzane w formie elektronicznej przez okres do 90 dni od daty zarejestrowania nagrania. W przypadku wystąpienia zdarzenia wymagającego udokumentowania, nagranie może zostać wyodrębnione z systemu do celów dowodowych i przetwarzane przez Administratora przez okres trwania postępowania, aż do momentu zakończenia postępowania i usunięcia szkody.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

W zakresie dotyczącym przetwarzania przez Administratora danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo:

  • dostępu do Pani/Pana danych osobowych,
  • sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
  • usunięcia Pani/Pana danych osobowych,
  • przenoszenia lub ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych ,
  • złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W odniesieniu do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w oparciu o wyrażoną zgodę, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, jakiego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu realizacji jednego ze swoich praw może Pani/Pan skontaktować się z Administratorem telefonicznie, listownie kierując korespondencję na adres siedziby Administratora lub za pośrednictwem poczty elektronicznej przesyłając wiadomość na adres rodo.silvals@silva-eu.pl.

Bezpieczeństwo Pani/Pana danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak Pani/Pan uzna, że przetwarzając Pani/Pana dane osobowe naruszamy przepisy RODO, to przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

Administrator wdrożył w swoich strukturach procedury ochrony danych osobowych.

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych osobowych zapewniających ochronę praw osób, których dane dotyczą.

Administrator przetwarza dane osobowe w sposób zapewniający odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem danych za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych spełniających wymogi RODO, zapewniających ochronę praw osób, których dane dotyczą.